Privacyverklaring — Rifilon Security & Services B.V.

Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026

Rifilon Security & Services B.V. gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of informatie, een offerte of een demonstratie van Rifilon Autonomous Solutions (RAS) aanvraagt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Rifilon Security & Services B.V. is verantwoordelijk voor de persoonsgegevensverwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

KvK-nummer: 42117879
E-mailadres: info@rifilonsecurity.nl
Website: www.rifilonsecurity.nl

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer u contact met ons opneemt of een aanvraag indient, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • Naam en functie;

  • Bedrijfsnaam;

  • E-mailadres en eventueel telefoonnummer;

  • Informatie over uw gewenste toepassing, bedrijfslocatie of werkzaamheden;

  • De inhoud van uw bericht en verdere correspondentie.

Onze website- en IT-dienstverleners kunnen daarnaast technische gegevens verwerken, zoals IP-adressen en loggegevens, voor het functioneren en beveiligen van hun diensten.

Verstrek via onze formulieren geen identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere gevoelige informatie.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Uw vragen te beantwoorden;

  • Uw informatie-, offerte- of demoaanvraag te behandelen;

  • Een kennismaking of demonstratie te organiseren;

  • De mogelijkheden van onze dienstverlening met u te bespreken;

  • Afspraken vast te leggen en overeenkomsten uit te voeren;

  • Onze systemen te beveiligen en wettelijke verplichtingen na te komen.

Wij gebruiken een demoaanvraag niet automatisch als inschrijving voor een nieuwsbrief.

4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Voor zakelijke contactpersonen baseren wij de behandeling en opvolging van aanvragen doorgaans op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke communicatie en dienstverlening mogelijk te maken. Daarbij wegen wij uw privacybelangen mee en beperken wij de verwerking tot wat nodig is.

Wanneer u zelf partij bent bij een overeenkomst, kunnen wij gegevens verwerken om die overeenkomst uit te voeren of op uw verzoek voor te bereiden.

Voor wettelijk verplichte administratie gebruiken wij de grondslag wettelijke verplichting. Waar toestemming nodig is, vragen wij die vooraf. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken, zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doelen. Daarbij kan het gaan om:

  • Website- en formulierdienstverleners, waaronder JouwWeb;

  • E-mail- en IT-dienstverleners, waaronder Microsoft voor onze zakelijke e-mail;

  • [eventuele CRM-, plannings- of andere dienstverleners invullen];

  • Technische partners die noodzakelijk zijn voor een door u aangevraagde demonstratie of dienstverlening;

  • Adviseurs of bevoegde instanties, wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Wanneer een partij gegevens namens ons verwerkt, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

[Controleer bij uw dienstverleners of gegevens buiten de EER worden verwerkt. Vermeld hier de betreffende ontvangers of landen en de toepasselijke waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Vermeld ook hoe betrokkenen informatie over deze waarborgen kunnen opvragen.]

7. Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

  • Contact-, offerte- en demoaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: [bewaartermijn invullen, bijvoorbeeld maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, en deze termijn daadwerkelijk toepassen].

  • Gegevens bij overeenkomsten: zolang nodig voor de uitvoering, afhandeling en eventuele juridische aanspraken.

  • Administratieve gegevens: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.

  • Technische loggegevens en cookies: [daadwerkelijke termijnen of criteria van de gebruikte diensten invullen].

Na afloop verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

8. Cookies en externe inhoud

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Ook ingesloten video's en andere externe inhoud kunnen gegevens verwerken.

[Voeg hier een overzicht toe van de daadwerkelijk gebruikte cookies, analysetools, advertentiepixels en videodiensten, met hun doelen, aanbieders en bewaartermijnen. Vermeld hoe bezoekers hun voorkeuren kunnen wijzigen.]

Voor tracking en andere technieken waarvoor toestemming nodig is, vragen wij vooraf toestemming. U kunt deze toestemming weigeren of later intrekken.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. De maatregelen moeten aansluiten op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

10. Uw privacyrechten

U kunt ons verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kunt u ook vragen om beperking van de verwerking of overdracht van gegevens.

U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.

Stuur uw verzoek naar info@rifilonsecurity.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging nodig is, informeren wij u binnen die maand. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit zorgvuldig te controleren.

Bent u ontevreden over onze verwerking van persoonsgegevens? U kunt contact met ons opnemen en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Gegevens verstrekken en automatische beslissingen

Het verstrekken van gegevens voor een aanvraag is geen wettelijke verplichting. Zonder voldoende contactgegevens kunnen wij uw aanvraag niet beantwoorden.

Wij nemen bij de behandeling van website- en demoaanvragen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

12. RAS, camerabeelden en andere verwerkingen

Deze verklaring gaat over websitegebruik, zakelijke contacten en aanvragen. Bij daadwerkelijke RAS-inzet worden eventuele verwerking van camerabeelden, rollen, bewaartermijnen en toegang tot gegevens afzonderlijk vastgelegd en toegelicht voor de betreffende locatie.

Ook voor sollicitaties en personeelsgegevens wordt afzonderlijke privacy-informatie verstrekt.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.